050-5748041 | ilkka.olander (at) sometek.fi

Facebook työvälineenä? Kyllä ja ei.

Facebook työvälineenä? Kyllä ja ei.

Facebook työvälineenä
Nykyään monet käyttävät Facebookkia vapaa-ajan lisäksi työasioidensakin hoitamiseen. Vaikka Facebookin työkäyttöön liittyy monia haasteita (käyttöehdot, mainokset, yksityiselämän ja työidentiteetin sekoittuminen…) moni käyttää sitä silti mielummin kuin työpaikan tarjoamia viestintävälineitä. Ehkä siksi 2013 yhä useampaa yritystä ja organisaatiota kiinnostaa tuoda sosiaalinen media mukaan sen sisäiseen yhteistyöhön.

Facebook työkäytössä

Kyselin TVT -opetuksessa -ryhmässä Facebookin työkäytöstä.  Tämä yli 3000 hengen avoin Facebook -ryhmä on nykyisin yksi aktiivisimmista opetusalan ammattilaisten keskustelufoorumeista Suomessa. Siellä ihmiset ilmoittivat mm. seuraavia ammatillisia käyttötarkoituksia:

    • arkisten asioiden hoitaminen (ihmisten hyvä tavoitettavuus)
    • tiedon hankinta, ajan tasalla pysyminen ja ammatillinen kehittyminen (ryhmissä jaetut linkit ja alan keskustelut)
    • kommunikointi työyhteisön / opiskelijoiden kanssa (omat suljetut ryhmät)

 

Facebook -sivuista esimerkkeinä tulivat esiin Voionmaan Lukio ja Elimäen lukio, joissa mm. jaetaan ajankohtaisia uutisia, videoita vierailijoista, parin minuutin urapuheita, yhteisön saavutuksia (esim. linkit opiskelijoiden blogeihin) ja ylläpidetään yhteyksiä vanhoihin opiskelijoihin.

Äskettäin olin myös itse mukana projektissa, jossa käytettiin Facebookkia viestintäkanavana – seuraavassa joitakin kokemuksiani.

Mobiluck ja tiimityö Facebookissa

Vuodenvaihteessa suunnitelin visuaalisen ilmeen Mobiluck -hankkeeseen (mobiiliopetusteknologia lukiolaisen arjessa). Hankkeen takana on usean lukion verkosto ja siinä vaikuttaa monta sosiaalisessa mediassa aktiivista  voimahahmoa: Timo Ilomäki, Aki Puustinen, Kari Rajala, Jukka Sormunen jne. He ovat juuri lähdössä esittelemään projektia Lontooseen kansainväliseen BETT -konferenssiin.

Mobiluck - design

Koska hanketta suunnitellaan ja päätöksiä tehdään eri puolille Suomea levittäytyneessä verkostossa, viestintäkanavankin tulisi tukea tiimityötä. Mobiluckin visuaalisen ilmeen suunnittelussa käytimme keskusteluun ja palautteeseen omaa suljettua ”Mobiluck graafinen” -Facebook-ryhmää. Lisäksi hyödynsimme Skypeä, jolla voi keskustellessa jakaa ruutunsa ja keskustella vaikkapa työn alla olevasta logosta niin, että se on kummankin silmien edessä.

Mobiluck - visuaalinen ilme

Pikaviestintä – sulavammat arjen rutiinit

Facebook -ryhmän ehdoton etu oli kommunikoinnin nopeus. Sain iPhoneeni notifikaation aina kun ryhmässä tapahtui jotakin itseäni koskevaa, esim. joku vastasi lähettämääni kysymykseen tai mainitsi minut nimeltä. Koko tiimi kommunikoi pitkälti mobiililaittein, ja sainkin monesti vastauksen päivien tai tuntien sijaan parissa minuutissa. Tarkentavat kysymykset pystyi esittämään samassa tilanteessa, eikä väärinymmärryksiä päässyt syntymään.

iPhone notifikaatiot

Illalla idea, aamulla valmis
Tässä on dramaattinen ero esim. sähköpostiin, jossa hyväksyntää idealleen joutuu usein odottamaan päivän, sitten toisen pyytäessään palautetta keskeneräisestä työstä ja kolmannen selventääkseen, onko ymmärtänyt palautteen oikein ja voidaanko edetä seuraavaan vaiheeseen… Mobiluckissa asiat hoituivat ripeästi: esim. Mobiluck -pipon design ideoitiin yhdessä illassa ja aamulla grafiikka oli valmis painoon. Tässä välissä ehdittiin sopia, millaisen pipon kukin tiimin jäsen haluaa, kommentoitiin grafiikan demoversiota, tehtiin sen pohjalta muutokset ja sovittiin käytännön tilausasiat. Vähemmän säätöä viestinnässä = enemmän tuottavaa työtä (ks. aikaisempi kirjoitukseni)

Mobiluck - kuvitus

Koska keskustelu Facebookissa oli nopeampaa, se oli myös spontaanimpaa ja hauskempaa. Keskusteluista tuli polveilevampia ja ideoistaan sai välittömästi palautetta. Lisäksi kaikki näkivät jälkeenpäin käydyn keskustelun ja pysyivät siten päätöksissä ja niiden perusteluissa ajan tasalla. Konsensus oli helppo muodostaa, kun keskustelut ja tieto olivat kaikkien näkyvillä.

Kyllä, mutta…

Tässä projektissa Facebook toimi ihan passelisti arkisena kommunikointivälineenä. On kuitenkin syitä, minkä vuoksi moni yritys ei edes harkitse Facebookin käyttöä organisaation viestintäkanavana. Sivupalkissa pyörivät mainokset, viihdesisältö ja linjoilla pyörivät kaverit vievät ajatukset helposti jonnekin ihan muualle kuin työhön. Omat kaverit ja työelämä myös sekoittuvat helposti, mitä useimmat eivät halua.

Vielä vakavampi ongelma liittyy käyttöehtoihin. Facebookin liiketoiminta perustuu käyttäjien tietojen myymiseen mainostajille, ja kaikki käyttäjän palveluun lisäämä sisältö on tässä mielessä Facebookin ”omaisuutta”:

”Annat meille ei-yksinomaisen, siirrettävän, alilisensoitavan, maksuttoman, maailmanlaajuisen luvan (tekijänoikeuslupa) käyttää mitä tahansa tekijänoikeussisältöä, jonka julkaiset Facebookissa tai Facebookin yhteydessä.”

Facebookin etiikka? Hmm…
Palvelu on lyhyen historiansa aikana ehtinyt tulla tunnetuksi lukuisista ei-toivotuista muutoksista ja käyttäjiensä yksityisyyden polkemisesta. Viimeisin ärsyynnyksen aihe on, että Facebook on alkanut postittaa käytäjien itsensä tietämättä (tuotteiden, brändien) suosituksia heidän kavereilleen – jopa niin, ettei kyseinen henkilö ole koskaan edes tykännyt ”suosittelemastaan” sisällöstä. Olisi hölmöä luottaa (yrityksenä) tietojaan pitkällä tähtäimellä palveluun, jonka etiikka on tällä pohjalla.

Viime vuonna harppauksin kehittyneet Google+ ja Google Apps (ks. koulutukseni) ovat järkevämpiä ratkaisuja organisaation sisäiseen viestintään. Google+ on mainokseton ja ominaisuuksiltaan tarkoitukseen sopivampi (esim. hangout videoneuvottelut + toimivin reaaliaikainen dokumenttien muokkaus + paremmat tavat hallita, että oikea tieto näkyy oikeille ihmisille). Vielä parempi on kuitenkin ihan oma, ”yrityksen sisäinen Facebook”.

Sosiaalinen intranet 2.0

Jos vakavissaan haluaa tuoda sosiaalisesta mediasta tutun yhteistyön ja jakamisen työpaikalle, kannattaa luoda oma sosiaalinen intranet, jonka voi räätälöidä omien tarpeiden mukaan ja jonka pelisäännöt voi päättää itse. Ei kannata tuottaa sisältöä ”vieraalle maaperälle”, jota organisaatio ei voi itse hallita.

Vuorovaikutusseinä (kuten Facebook -ryhmä) on myös suppea yhteistyöväline, joka sopii parhaiten arkisten asioiden hoitamiseen. Pitkäjänteisempään yhteistyöhön, jonka tuloksena syntyy jotain säilyttämisen arvoista, kannattaa käyttää esimerkiksi blogeja tai wikejä (joiden päivityksistä tieto toki päivittyy automaattisesti seinälle). Hyvä uutinen on se, että kaiken tämän – pikaviestimet, blogit, wikit ja paljon muuta – voi kätevästi integroida yhteen paikkaan, kuten Intranet 2.0 ja Campus 2.0 -ratkaisuissa.

Kun kyseessä ei ole mikään geneerinen pilvipalvelu, vaan omiin tarpeisiin räätälöity ratkaisu, toiminnot saadaan tukemaan paremmin työprosesseja sekä ulkoasu yksilölliseksi ja brändin mukaiseksi. Tämä varmaankin on kallista? Ei välttämättä. Keskimääräinen kuukausimaksullinen social business -ratkaisu voi tulla pitkällä tähtäimellä huomattavasti kalliimmaksi. No kuka näitä sitten suunnittelee? Olet oikeassa paikassa, kysy lisää!

Ei kommentteja

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

*

Voit käyttää näitä HTML-tageja ja attribuutteja: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>