Digitaalinen muistinjatkeesi pilvessä: Evernote ja Diigo

Suurin osa siitä tiedosta, minkä olen yliopisto-opinnoissani ahtanut päähäni, on jo kadonnut mielestäni. Kun tenttejä varten päntätty tieto oli oksennettu ulos, jäljelle jäi vähän. Tein toki muistiinpanot, mutta nyt paperit lojuvat vintillä mapeissa ja ovat  käytännössä käyttökelvottomia – tarpeellisen tiedon palasen löytämiseen voisi mennä tunteja. Ei taida olla kovin epätavallinen ongelma?

Olisin enemmän kuin tyytyväinen, jos muistiinpanoni olisivat siinä digitaalisessa muodossa, jolla niitä nykyisin teen. Nykyisin en pänttää (tosielämässä ei ole tenttejä) vaan luen artikkelit vain kerran ja olen ottanut tavaksi tehdä samantien digitaaliset muistiinpanot pilvityökaluilla (Diigo / Evernote). Käytän Diigoa kaikkiin web -muistiinpanoihin ja Evernotea kaikkiin muihin muistiinpanoihin.

Kun tieto on pilvessä, minulla on aina tarvitessani nopea pääsy sen äärelle,  kiitos mobiililaitteiden ja tehokkaiden hakutoimintojen. Usein tiedon löytämiseksiriittää  mieleeni piirtynyt ”repaleinen kartta”, joka syntyy siitä, että on kerran lukenut ajatuksella sisällön (alleviivaukset) ja järjestänyt sen (avainsanoitus ym.).

Vaikka kaikki pilvessä oleva tieto ei olisi selvänä muistissani, se on hallinnassani: tarvitessani pystyn etsimään sen nopeasti käsiini ja soveltamaan sitä kulloinkin käsillä olevassa tilanteessa. Kokemukseni on, että fyysinen muistini on Diigon ja Evernoten ansiosta ikäänkuin laajentunut pääni ulkopuolelle, digitaaliseksi muistiksi.Mitä enemmän tähän työtapaan tottuu, sitä saumattomammaksi yhteys fyysisen ja digitaalisen muistin välillä muuttuu.  Ei ole niin väliä, missä tieto sijaitsee, kunhan se on nopeasti käytettävissä.

Pystyn nykyisin hallitsemaan suurempia tietomassoja nopeammin ja tehokkaammin kuin aiemmin. Kaikki minulle tärkeät tiedot, ajatukset, keskustelut, inspiraation lähteet, referenssit ym. ovat aina käsilläni, valmiina käyttöön. Kun joudun käyttämään vähemmän energiaa muistamiseen, jää minulla enemmän voimavaroja korkeammille mielen toiminnoille. Olen luovempi ja saan aikaan enemmän.

Tässä mielessä allekirjoitan edellisessä artikkelissani esittelemäni professori Mitran väitteen, että nykyisin olennaisempaa on saada tieto käytettäväksi eri tilanteissa kuin säilöä sitä pään sisään.

Henkilökohtainen digitaalisen tiedon pankki

On täysin eri asia hakea tietoa netistä yleensä kuin hakea sitä omasta henkilökohtaisesta tietopankistaan (ks. myös ”oma tila”). Henkilökohtaiset digimuistiinpanot ovat relevantteja omien tavoitteiden kannalta ja ne on järjestetty oman ajattelun lähtökohdista. Siksi ne ovat erityisen merkityksellisiä tekijälle itselleen. Google taas ei ymmärrä merkityksenantoa ja siksi relevantin tiedon hakemiseen netistä voi kulua paljon aikaa.

Omaan tietopankkiin kytkettynä hakukone sen sijaan on uskomattoman tehokas. Koska materiaali on ennalta tuttua, sen löytämiseksi riittää usein pelkkä aavistus, ajatuksen aihio tai intuitio. Jos pienikin repale web-sivusta on jäänyt mieleen (aihe, avainsana, fraasi, kirjoittaja, sivusto tms), sen löytää yleensä melko vähäisin ponnistuksin. Minulla kertyy Diigo -kirjastooni useita tuhansia linkkejä vuodessa ja silti onnistun seulomaan hakutoiminnoilla tietomassasta täysosumia.

Mitä enemmän kiinnittää huomiota tietopankkinsa järjestämiseen (avainsanoitus!), sitä helpommaksi tekee työnsä myöhemmin, kun haluaa palata muistiinpanoihin. Muutama osuva avainsana, alleviivaus ja lyhyt linkin kuvaus antavat hakutoiminnoille sopivasti tarttumapintaa. Kannattaa jo muistiinpanovaiheessa ennakoida tiedon myöhempää löytämistä (muutoinhan työssä ei ole oikein pointtia!). Kun näkee alussa vähän vaivaa, siitä on myöhemmin suuri hyöty.

Tavoitteena tulisi olla tietomassan saaminen hyötykäyttöön, ei pelkästään sen dokumentoiminen (ajanhukkaa!). Muistiinpanojen tekeminen välittömästi lukuhetkellä voi vaatia alussa itsekuria, mutta sen saa kyllä nopeasti rutinoitua. Motivaatio kasvaa, kun huomaa työntekonsa tehostuvan ja ajan säästyvän pitkällä tähtäimellä.

Seulo tietotulvasta olennainen

Henkilökohtainen tietopankki auttaa toimimaan tietotulvan keskellä. Siihen suodattuu ja tiivistyy olennainen. Esimerkiksi Diigossa näkee kätevästi yhdellä silmäyksellä useista lähteistä tekemänsä muistiinpanot (alleviivaukset, muistilaput), jolloin keskustelun pääpointeista saa kokonaiskuvan nopeasti. Diigon avulla on helpompi nähdä laajempia kokonaisuuksia (ks. kuvakaappaus) ja hallita suuria tietomassoja.

Aloitan jokaisen blogiartikkelini kirjoittamisen siitä, että käyn läpi aiheeseen liittyviä muistiinpanoja Evernotesta ja Diigo-kirjastostani. Tällöin minun ei tarvitse lähteä tyhjältä pöydältä, vaan voin käyttää hyväksi verkkoresurssit ja päässäni pidemmällä aikavälillä muhineet ajatukset, joista suuri osa olisi muutoin unohtunut. Prosessissa vasta nupuillaan olevista ideoista pääsee kehittymään ”oikeita ajatuksia”, eivätkä ne kuihdu pois matkan varrella. On tavallista, että muistiinpanoja myöhemmin silmäillessään mieleen nousee uusia oivalluksia tai jopa kirjoituksen punainen lanka. Tässä yksi video Evernoten käytöstä luovassa työssä:

http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=IzM-4NzfJPI

Muista kaikki – milloin vain, missä vain.

Kun muistiinpanot tekee pilveen (Evernote, Diigo, Google Drive…), ne ovat käytössä milloin vain, missä vain ja miltä tahansa laitteelta. Älypuhelin tai tabletti on aina käsillä ja heti käyttövalmis. Tässä asiassa on kaikki kaikessa, että työnkulku on mahdollisimman saumaton. Ihminen on laiska ja muistiinpanot jäävät tekemättä, jos se on liian vaivalloista. Ajatus digitaalisesta muistinjatkeesta konkretisoituu parhaiten laitteella, joka on kuin ”ruumiin jatke”.

Usein luovat ideat syntyvät tilanteissa, joissa emme ole työpisteen ääressä. Mieleen juolahtaa asioita kävelyllä, päivän aikana käydyissä keskusteluissa, bussissa blogikirjoitusta lukiessa jne. Jos näihin hetkiin ei tartu, eikä niitä laita muistiin, ne katoavat nopeasti. Ajatukset ovat kuin pilviä, jotka lipuvat mieleen yhtä ennakoimattomasti kuin poistuvat sieltä.

Varsinkin nykyisen informaatiotulvan keskellä yhden ajatuksen korvaa nopeasti jokin toinen ärsyke. Ja kun vihdoin istuu taas koneen ääreen, mieli menee täydelliseen jumiin, eikä synny riviäkään käyttökelpoista tekstiä. Tuttua?

Tästä syystä luovan työn oppaissa neuvotaan pitämään muistikirja aina mukana. Tavoite on, että arjen oivallukset eivät valu hukkaan ja ajattelu kehittyy. Digiaikana tähän tarkoitukseen ei kannata enää käyttää kynää ja paperia. Niillä havainnot ja ajatukset on kyllä helppo kirjata ylös, mutta syntyvistä paperipinoista et tule myöhemmin löytämään mitään (voit toki skannata ne Evernoteen, joka tunnistaa sanat kuvistakin). Eikö muistiinpanojen tekemisen hyöty kuitenkin konkretisoidu vasta muistiinpalautusvaiheessa?

Tehtyään pilvimuistiinpanoja jonkin aikaa huomaa, että menneeseen ei ole paluuta. Muutos on järisyttävä. Oma työntekoni ja oppimiseni on tehostunut dramaattisesti. Ihmettelen välillä, miten olen pystynyt elämään ilman näitä arkisia työkalujani :). Millaisia kokemuksia sinulla on pilvityökalujen käytöstä?

Ps. Jos haluat oppia konkreettisella hands-on kurssilla, miten rakentaa oma digitaalisen tiedon hallinnan workflow tiedonhankinnasta sen muistiinpanemiseen ja jakamiseen tiimisi kanssa, tervetuloa työ 2.0 -kursseilleni! Voit myös ladata aiheeseen liittyen ilmaisen eKirjani ”Tiedonhaku 2.0”