050-5748041 | ilkka.olander (at) sometek.fi

Oppiva organisaatio: Vapauta ideoiden virta työyhteisössäsi

Oppiva organisaatio: Vapauta ideoiden virta työyhteisössäsi

Oppiva organisaatio
Jos jokainen antaa vähän, kaikki saavat paljon. Tähän yksinkertaiseen ajatukseen perustuu koko internetin voima. Joku jakaa blogikirjoituksensa tai videotutoriaalinsa ja yhtäkkiä se on liki kolmen miljardin netinkäyttäjän ulottuvilla. Ihannetapauksessa jakaja ei koe luopuvansa mistään, koska muutkin toimivat samoin. Vai kuinka?

Jakamiselle  nyökytellään usein hyväksyvästi päätä, mutta käytännössä sitä ei välttämättä tapahdu. Ja jostain syystä sitä tapahtuu työpaikoilla paljon vähemmän kuin vapaa-ajalla. Yksi syy on se, että työpaikkoilla käytetyt välineet laahaavat vapaa-ajan välineitä (Facebook, Twitter, Google+) jäljessä. Oikein suunniteltu sosiaalinen intranet voisi helpottaa merkittävästi asiaa.

Toinen syy tiedon panttailuun on se, että moni yritys pelkää sille kriittisen tiedon vuotavan julki hallitsemattomasti. Viime vuosina sosiaalinen media on kuitenkin voimistanut kulttuurista muutosta, jonka myötä (myös oman työn) jakamista, avoimuutta ja läpinäkyvyyttä ollaan alkamassa ymmärtää enemmän mahdollisuutena kuin uhkana. EVA:n Suora Yhteys -raportissa todetaan, että:

Yritystoiminnassa sosiaalisen median laaja-alaisin vaikutus koetaan sisäisessä viestinnässä ja toimintatapojen muutoksessa. Uudet tavat jakaa tietoa ja osaamista organisatoristen ja maantieteellisten rajojen yli lisäävät tietotyön tuottavuutta. — Tietotyön tuottavuuden seuraava kehitysvaihe perustuu siihen, että työntekijät tekevät työnsä läpinäkyväksi omalle työyhteisölleen – aivan kuten ihmiset ovat tehneet jo vapaa-ajalleen sosiaalisessa mediassa.

Mihin nämä lupaukset perustuvat?

Jakamisen kulttuuri

Mitä paremmin työyhteisössä saadaan juurrutettua jakamisen kulttuuri, sitä suurempi sen sisäinen ideoiden virta on. Tällainen yrityskulttuuri on pääomaa, joka näkyy 1) innovaatioina, nopeampana tuotekehityksenä, parempina palveluina 2) työn mielekkääksi kokemisena, yhteisöllisyytenä 3) työntekijöiden motivaationa ja sitoutumisena. 4) työpaikan vetovoimana ja kykynä houkutella huippuosaajia.

Jakaminen moninkertaistaa oppimisen mahdollisuudet
Sosiaalinen intranet, jossa saadaan luotua jakamisen kulttuuri, moninkertaistaa oppimisen mahdollisuudet. Mitä enemmän tietoa ja kokemuksia on avoimesti saatavilla, sitä paremmat edellytykset työntekijöillä on ongelmien ratkaisemiseen ja ammatilliseen kehittymiseen. Kun organisaation kollektiivinen osaaminen dokumentoituu vähitellen sosiaaliseen intraan, voi siitä vuosien saatossa kehkeytyä voimakas tietopankki, ”organisaation muisti”.

Kaikki tämä tieto voi olla muutaman sekunnin haun päässä. On täysin eri asia hakea tietoa organisaatiolle relevantin sisällön joukosta kuin Googlettaa sitä yleensä netistä (vrt. aikaisempi kirjoitukseni). Osumaprosentti on aivan toista luokkaa. Ja tiedon etsiminen on yksi niistä asioista, joihin tietotyöläinen tuhlaa päivästään eniten aikaa.

Jos tarvittavaa tietoa ei löydy, johtaa se usein siihen, että sama asia tehdään uudestaan. Varsinkin isommissa organisaatioissa käytetään lukemattomia tunteja tällaiseen ”tuplatyöhön”. Pyörää ei kannata keksiä uudelleen. Kannattaa jatkaa siitä, mihin kaveri on jäänyt. Oikein käytettynä sosiaalinen intranet on yksi parhaista välineistä tällaiseen kollaboraatioon.

Verkostot, jakaminen ja oppiminen

Suurin osa oppimisestamme ei tapahtu virallisissa koulutuksissa vaan työn ohessa. Tutkimusten mukaan 80% oppimisesta on informaalia (ts. tapahtuu työssä oppimisen, havainnoinnin ja keskustelujen kautta) ja vain 5-20% tapahtuu virallisissa koulutuksissa. Suuri osa tästä oppimisesta on sosiaalista ja perustuu jakamiseen.

SoMe verkostot oppimisen väylinä
Tällä hetkellä monille keskeiseksi oppimisen väyläksi ovat nousseet sosiaalisen median verkostot, esim. Twitter -kontaktien välittämät linkit oman alan ajankohtaiseen tietoon ja keskusteluihin. Ihmiset rakentavat näitä verkostoja suureksi osaksi vapaa-ajallaan, eikä niiden merkitystä ymmärretä tarpeeksi yrityksissä. Vastaavaa verkostomaista, omaehtoista, jakamiseen perustuvaa oppimista kannattaisi ehdottomasti tuoda myös työpaikan sisälle.

Oppivat organisaatiot = markkinajohtajia

Bersin by Deloitten tutkimuksessa (2012) yritykset, joilla oli tehokkaimmat työntekijöiden osaamisen kasvua tukevat käytännöt ja välineet, kasvattivat liikevoittoaan kolme kertaa enemmän kuin muut. Monet maailman johtavista yrityksistä ovatkin oppivia organisaatioita, joiden menestys perustuu pitkälti osaamispääoman kasvuun ja innovaatioihin. Jatkuva uuden oppiminen on niille välttämätöntä, sillä markkinat ovat jatkuvassa muutoksessa

20% oma aika = 50% tuloksista
Oppivissa organisaatioissa ymmärretään panostaa yrityskulttuuriin, joka tukee työntekijöiden ammatillista kehittymistä. Esimerkiksi Google – maailman toiseksi arvokkain brändi – on tullut tunnetuksi 20/80 mallistaan, jossa työntekijät voivat käyttää yhden päivän viikosta vapaasti omiin projekteihinsa. Työntekijät voivat yrittää houkutella kollegojaan mukaan projekteihinsa ja muodostaa näin tiimejä –  ilman, että heitä johdetaan ylhäältä käsin. Tällainen ”yrityksen sisäiseen yrittäjyyteen” kannustaminen näyttäisi tuottavan tuloksia: 20% ajan seurauksena on syntynyt 50% Googlen tuoteperheestä.

Googlen teettämän tutkimuksen mukaan 2020 eletään ”innovaatiotaloudessa”, eikä enää puhuta tietoyhteiskunnasta. Tätä kehitystä edesauttavat uudet toimintatavat – jakaminen, läpinäkyvyys, yhteistyö – ja uudet sosiaaliset alustat, joilla osaamista ja ideoita voidaan tehokkaimmin levittää ja kehittää eteenpäin. Sosiaalinen intranet on mitä parhain kasvualusta oppivalle organisaatiolle.

Parhaat ideat ja käytännöt

Sosiaalinen intranet levittää parhaita ideoita ja käytäntöjä koko organisaatioon. Kehitysideoihin, joista on äänestetty sosiaalisessa intrassa, ollaan myös valmiimpia sitoutumaan, sillä ne eivät ole ”ylhäältä annettuja” vaan yhdessä luotuja.

Ihmiset osaksi tiedonhakua
Yksi perustilanne, missä tiedon helppo saatavuus on tehokkuuden a ja o, on uuden työntekijän tulo taloon. Usein perehdytykseen ei riitä tarpeeksi aikaa, vaan henkilö yrityksen ja erehdyksen kautta vähitellen oppii, mistä asiat löytyvät ja keneltä kysyä. Ihan luonnollista, että hän tekee alussa paljon virheitä. Entä jos hän voisi hakea tietoa sosiaalisen intran keskusteluista? On enemmän kuin todennäköistä, että joku on kysynyt samoja asioita jo aiemmin. Hän voi myös sekunneissa etsiä intrasta käsiinsä ihmisen, joka profiilinsa perusteella osaisi auttaa.

Entä jos joku organisaatiolle keskeinen osaaja vaihtaa työpaikkaa? Kaikki osaaminen ei välttämättä katoa henkilön mukana, vaan hänen työstään jää jälkiä sosiaaliseen intraan. Lopputulosten lisäksi voi dokumentoitua myös osia työprosesseista ja niihin liittyvästä ”hiljaisesta tiedosta”.

Kokeilukulttuuria!

Parhaimmillaan sosiaalinen intranet on ideoiden rikastamo, jossa prototyypit ja demot jalostuvat dialogin ja palautteen myötä valmiiksi tuotteiksi. Siihen kuuluu ”kokeilukulttuuri” ja elämä jatkuvassa ”betavaiheessa”, jossa keskeneräisyys on normaali asioiden tila. Tässä Sitran tuottama mainio video aiheesta:

Sosiaalisessa intrassa heitellään ajatusten aihioita – sellaisia mitä ei välttämättä vielä kehtaisi laittaa julkisesti esille. Koska jakaminen, kommentointi ja muiden auttaminen kerryttää omaa pistepottia (joka heijastuu palkitsemiseen), halukkaista auttajista ei ole pulaa. Kaikki ymmärtävät, että kokeilukulttuuriin kuuluu mahdollisuus epäonnistua ja oppia siitä. Riskinotto on osa luovaa työtä ja jos sille ei ole tilaa, innovaatiot tyrehtyvät.

Vain kokeilemalla huomaa, mikä toimii
Kokeilukulttuurissa siirrytään nopeasti ideoiden käytännön testaamiseen sen sijaan että hinkataan edestakaisin projektisuunnitelmaa. Suunnitelmat eivät kuitenkaan juuri koskaan siirry sellaisinaan käytäntöön. Aina tulee jotain yllätyksiä, joiden myötä lopputuloksesta muovautuu jotain muuta kuin mitä se oli paperilla. Todellisten käyttötilanteiden kautta saadaan varmin tieto, jonka mukaan tuotetta kannattaa muokata. Vain kokeilemalla huomaa, mikä toimii ja mikä ei.

Sosiaalisessa intranetissä oppiminen tapahtuu samaan tapaan ”matkalla”. Oppimisessa ei ole kyse lopputuloksesta – sisällöstä, joka ”siirretään” ihmisten päähän. Ainakaan muistitutkijoiden mukaan tällä metodilla asioista ei päässä pysy kuin 5-20%. Ennemminkin oppimisessa on kyse jatkuvasta prosessista – keskusteluista, kysymyksistä, kokeiluista, vinkeistä, linkeistä, resursseista – erilaisista rakennusaineksista, joiden kautta osaaminen ja ymmärrys vähitellen kasvaa. Lopputulos on vain jäävuoren huippu, oppiminen on tapahtunut matkalla.

Tämä kirjoitus on kontribuutioni ”Jaa jotain” -päivään. Jaa se, vaikuta työkulttuuriin ja levitä jakamisen filosofiaa!

4 Kommenttia

  1. Miikka Salavuo 2 vuotta ago

    Kiitos Ilkka mainiosta postauksesta. Olen pitkään ihmetellyt, miten hitaasti nämä ajatukset leviävät Suomessa. Periaatteessa ideat yhteisöllisen vuorovaikutuksen, jakamisen, ideoinnin yms. soveltamisesta työssä perustuvat jo melko kauan sitten testattuihin ja todennetuihin menetelmiin. Tulee mieleeni 80-90 luvun vaihteen ”Distributed intelligence” -buumi. No, nyt meillä on sovellukset, mutta edeleenkään yrityksissä ei ymmärretä yhteisöjen voimaa tai motivaation todellista merkitystä .

    Sosiaalinen työssäoppiminen ehkäpä tekee pian tuloaan. Kirjoittelin aiheestapaljon 1-2 vuotta sitten , mutta melko hiljaista on sillä rintamalla vielä ollut. Ks. myös kirjoitukseni vajaan parin vuoden takaa. Mikähän mahtaa olla tilanne suomalaisten yritysten suhteen? Olisi paikka tutkimukselle :). Siitä vaan kauppaamaan :) Mulla on aiheesta kirja tekeillä, mutta Tabletkoulu laittaa sen hetkeksi telakalle ;)

    • Ilkka Olander Author
      Ilkka Olander 2 vuotta ago

      Kiitti Miikka, olet tehnyt arvokasta työtä sosiaalisen oppimisen parissa!

      Veikkaan, että yhteisöllistä työssäoppimista ja läpinäkyvää strategiaa aletaan korostamaan enemmän lähivuosina. Somen käyttö vapaa-ajalla heijastuu vähitelen työkulttuuriinkin. Esimerkkejäkin läpinäkyvän strategian menestyksestä on. Ja kun vielä tutkimuksetkin osoittavat oppivan organisaation tuovan selvää business-hyötyä, niin eiköhän vähitellen ala tapahtumaan.

  2. Miikka Salavuo 2 vuotta ago

    Kiitos Ilkka. Organisaatioiden kiinnostus sosiaalista työssäoppimista (käytän nykyään tuota termiä välttääkseni väärinkäsityksiä) kohtaan on toki kasvussa. Futuricen kaltaisissa edelläkävijäyrityksissä sitä tapahtuu ikään kuin itsestään, kun näihin organisaatioihin hakeutuu tietyn tyyppistä väkeä. Olen kuitenkin ihmetellyt sitä, miten vähän pk-yrityksissä on asiaa kohtaan ollut kiinnostusta. Ja miten vaikea mahdollisuuksia on ollut ymmärtää. Innostusta riittää seminaareissa, ja asiasta kyllä luetaan, mutta toimiin ryhdytään heikosti.

    Suurin syy on ogranisaatiorakenteissa ja toisaalta hektisyydessä. Kalenterit ovat täynnä ja uusia saioita pukkaa joka suunnasta. Kolmas syy on välineissä ja niiden käyttötavoissa. Useimmilla on käytössä perus Sharepoint, jota on totuttu käyttämään lähinnä tieodstojen tallenuspaikkana. Sähköpostiin jämähdetään, sen olen huomannut monessa yhteistyöhankkeessa – sitä on totuttu käyttämään ja uusien tapojen käyttäminen vaatii myös ”mindsetin” muuttamista.

    • Ilkka Olander Author
      Ilkka Olander 2 vuotta ago

      Osuvia ovat kommenttisi, tässä onkin aineksia seuraavaan blogipostiin :)

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

*

Voit käyttää näitä HTML-tageja ja attribuutteja: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>