Jakamiselle nyökytellään usein hyväksyvästi päätä, mutta käytännössä sitä ei välttämättä tapahdu. Ja jostain syystä sitä tapahtuu työpaikoilla paljon vähemmän kuin vapaa-ajalla. Yksi syy on se, että työpaikkoilla käytetyt välineet laahaavat vapaa-ajan välineitä (Facebook, Twitter, Google+) jäljessä. Oikein suunniteltu sosiaalinen intranet voisi helpottaa merkittävästi asiaa.
Toinen syy tiedon panttailuun on se, että moni yritys pelkää sille kriittisen tiedon vuotavan julki hallitsemattomasti. Viime vuosina sosiaalinen media on kuitenkin voimistanut kulttuurista muutosta, jonka myötä (myös oman työn) jakamista, avoimuutta ja läpinäkyvyyttä ollaan alkamassa ymmärtää enemmän mahdollisuutena kuin uhkana. EVA:n Suora Yhteys -raportissa todetaan, että:
Yritystoiminnassa sosiaalisen median laaja-alaisin vaikutus koetaan sisäisessä viestinnässä ja toimintatapojen muutoksessa. Uudet tavat jakaa tietoa ja osaamista organisatoristen ja maantieteellisten rajojen yli lisäävät tietotyön tuottavuutta. — Tietotyön tuottavuuden seuraava kehitysvaihe perustuu siihen, että työntekijät tekevät työnsä läpinäkyväksi omalle työyhteisölleen – aivan kuten ihmiset ovat tehneet jo vapaa-ajalleen sosiaalisessa mediassa.
Mihin nämä lupaukset perustuvat?
Jakamisen kulttuuri
Mitä paremmin työyhteisössä saadaan juurrutettua jakamisen kulttuuri, sitä suurempi sen sisäinen ideoiden virta on. Tällainen yrityskulttuuri on pääomaa, joka näkyy 1) innovaatioina, nopeampana tuotekehityksenä, parempina palveluina 2) työn mielekkääksi kokemisena, yhteisöllisyytenä 3) työntekijöiden motivaationa ja sitoutumisena. 4) työpaikan vetovoimana ja kykynä houkutella huippuosaajia.Kaikki tämä tieto voi olla muutaman sekunnin haun päässä. On täysin eri asia hakea tietoa organisaatiolle relevantin sisällön joukosta kuin Googlettaa sitä yleensä netistä (vrt. aikaisempi kirjoitukseni). Osumaprosentti on aivan toista luokkaa. Ja tiedon etsiminen on yksi niistä asioista, joihin tietotyöläinen tuhlaa päivästään eniten aikaa.
Jos tarvittavaa tietoa ei löydy, johtaa se usein siihen, että sama asia tehdään uudestaan. Varsinkin isommissa organisaatioissa käytetään lukemattomia tunteja tällaiseen ”tuplatyöhön”. Pyörää ei kannata keksiä uudelleen. Kannattaa jatkaa siitä, mihin kaveri on jäänyt. Oikein käytettynä sosiaalinen intranet on yksi parhaista välineistä tällaiseen kollaboraatioon.
Verkostot, jakaminen ja oppiminen
Suurin osa oppimisestamme ei tapahtu virallisissa koulutuksissa vaan työn ohessa. Tutkimusten mukaan 80% oppimisesta on informaalia (ts. tapahtuu työssä oppimisen, havainnoinnin ja keskustelujen kautta) ja vain 5-20% tapahtuu virallisissa koulutuksissa. Suuri osa tästä oppimisesta on sosiaalista ja perustuu jakamiseen.Oppivat organisaatiot = markkinajohtajia
Bersin by Deloitten tutkimuksessa (2012) yritykset, joilla oli tehokkaimmat työntekijöiden osaamisen kasvua tukevat käytännöt ja välineet, kasvattivat liikevoittoaan kolme kertaa enemmän kuin muut. Monet maailman johtavista yrityksistä ovatkin oppivia organisaatioita, joiden menestys perustuu pitkälti osaamispääoman kasvuun ja innovaatioihin. Jatkuva uuden oppiminen on niille välttämätöntä, sillä markkinat ovat jatkuvassa muutoksessaGooglen teettämän tutkimuksen mukaan 2020 eletään ”innovaatiotaloudessa”, eikä enää puhuta tietoyhteiskunnasta. Tätä kehitystä edesauttavat uudet toimintatavat – jakaminen, läpinäkyvyys, yhteistyö – ja uudet sosiaaliset alustat, joilla osaamista ja ideoita voidaan tehokkaimmin levittää ja kehittää eteenpäin. Sosiaalinen intranet on mitä parhain kasvualusta oppivalle organisaatiolle.
Parhaat ideat ja käytännöt
Sosiaalinen intranet levittää parhaita ideoita ja käytäntöjä koko organisaatioon. Kehitysideoihin, joista on äänestetty sosiaalisessa intrassa, ollaan myös valmiimpia sitoutumaan, sillä ne eivät ole ”ylhäältä annettuja” vaan yhdessä luotuja.Entä jos joku organisaatiolle keskeinen osaaja vaihtaa työpaikkaa? Kaikki osaaminen ei välttämättä katoa henkilön mukana, vaan hänen työstään jää jälkiä sosiaaliseen intraan. Lopputulosten lisäksi voi dokumentoitua myös osia työprosesseista ja niihin liittyvästä ”hiljaisesta tiedosta”.
Kokeilukulttuuria!
Parhaimmillaan sosiaalinen intranet on ideoiden rikastamo, jossa prototyypit ja demot jalostuvat dialogin ja palautteen myötä valmiiksi tuotteiksi. Siihen kuuluu ”kokeilukulttuuri” ja elämä jatkuvassa ”betavaiheessa”, jossa keskeneräisyys on normaali asioiden tila. Tässä Sitran tuottama mainio video aiheesta: Sosiaalisessa intrassa heitellään ajatusten aihioita – sellaisia mitä ei välttämättä vielä kehtaisi laittaa julkisesti esille. Koska jakaminen, kommentointi ja muiden auttaminen kerryttää omaa pistepottia (joka heijastuu palkitsemiseen), halukkaista auttajista ei ole pulaa. Kaikki ymmärtävät, että kokeilukulttuuriin kuuluu mahdollisuus epäonnistua ja oppia siitä. Riskinotto on osa luovaa työtä ja jos sille ei ole tilaa, innovaatiot tyrehtyvät.Sosiaalisessa intranetissä oppiminen tapahtuu samaan tapaan ”matkalla”. Oppimisessa ei ole kyse lopputuloksesta – sisällöstä, joka ”siirretään” ihmisten päähän. Ainakaan muistitutkijoiden mukaan tällä metodilla asioista ei päässä pysy kuin 5-20%. Ennemminkin oppimisessa on kyse jatkuvasta prosessista – keskusteluista, kysymyksistä, kokeiluista, vinkeistä, linkeistä, resursseista – erilaisista rakennusaineksista, joiden kautta osaaminen ja ymmärrys vähitellen kasvaa. Lopputulos on vain jäävuoren huippu, oppiminen on tapahtunut matkalla.
Tämä kirjoitus on kontribuutioni ”Jaa jotain” -päivään. Jaa se, vaikuta työkulttuuriin ja levitä jakamisen filosofiaa!