050-5748041 | ilkka.olander (at) sometek.fi

Hyvästi sähköposti, tervetuloa sosiaalinen intranet

Hyvästi sähköposti, tervetuloa sosiaalinen intranet

Sosiaalinen intranet
Sähköposti suunniteltiin alunperin kahdenkeskiseen viestintään, ja se sopii huonosti nykyiseen työelämään kuuluvaan tiimityöhön ja kollaboraatioon. Sosiaalinen intranet on parempi kanava vuorovaikutukselle, jakamiselle ja yhteistyölle. Parhaimmillaan sosiaalinen intranet on oppivan organisaation sydän, tuotekehitystä ja -innovaatioita vauhdittava ideajalostamo ja arjen rutiineja helpottava yhteistyökanava. Moni asiantuntija ennustaa, että vuonna 2013 sosiaalinen media tulee työpaikoille rytinällä.

Sähköposti on tehoton tapa viestiä

Yle uutisoi hiljattain, että Euroopan suurin IT -palvelujen tarjoaja Atos aikoo luopua sähköpostista seuraavan puolentoista vuoden aikana. Atos on tutkinut työntekijöidensä sähköpostin käyttöä ja johtopäätös oli, että sitä käytetään liikaa ja epätarkoituksenmukaisesti. Keskimäärin Atoksen työntekijä vastaanottaa 75 sähköpostia päivässä (aika tavallinen määrä keskimääräiselle tietotyöläiselle), joiden läpikäymiseen kuluu pahimmassa tapauksessa useita tunteja työaikaa.

Keskimääräinen vastausaika: 2,5 päivää…
Sähköpostin väärinkäyttö on yleistä. Toisaalta sitä käytetään pikaviestimen tapaan arkiseen kommunikointiin, missä se toimii huonosti, sillä viesteihin vastataan hitaasti. Tutkimusten mukaan keskimääräinen sähköpostin vastausaika on 2,5 päivää eli ikuisuus. Toisaalta monille sähköpostista muodostuu hautausmaa tiedolle, jote he joskus ajattelevat tarvitsevansa. Ei kannata, sillä tieto ei sekamelskasta löydy. Parempi käyttää tiedon säilömiseen ja hallintaan siihen tarkoitettua työkalua, kuten Evernote tai DropBox (ks. artikkelini aiheesta).

Monesti sähköpostista tulee vastaanottopaikka tiedolle, jota muut kuvittelevat vastaanottajan tarvitsevan (kuinka monta tiedonantoa saat cc:nä, vaikka ne eivät sinua varsinaisesti koske?). ”Sähköposti-pingiksessä” yksi välittää tiedon, toinen kiittää siitä, lähettäjä vastaa kiitokseen… Tuloksena on kaaosta, jossa tärkeä tieto peittyy epäolennaiseen. Yhteinen ideointi tyrehtyy ja asiat etenevät piinaavan hitaasti.  Miksi viestiä 20 vuotta vanhalla välineellä – netin mittakaavassa kivikautisella teknologialla?

Vai pidetäänkö kokous?

Sähköpostiin tuskastuttuaan ihmiset usein ehdottavat tapaamista tai kokousta (joiden ajankohtien sumpliminen sähköpostitse ansaitsisi oman lukunsa..), jotta päästäisiin ”oikeasti keskustelemaan”. Toisaalta juuri kokoukset koetaan pahimmiksi aikasyöpöiksi työpaikoilla. Ongelmia on monia: kokousten heikko valmistelu, kaikkia avainhenkilöitä ei saada paikalle, paikalle kutsutaan ihmisiä, joita asiat eivät koske, viestintä supistuu isolla joukolla yksisuuntaiseksi tiedottamiseksi… Lopputulos on, että päätöksiä ei saada tehtyä, puhutaan asian vierestä, aikaa kuluu eikä mitään saada aikaiseksi. Tässä hauska kirjoitus aiheesta: ”Tragedia nimeltä palaveri”.

Sulavalle diplomityönsä tehnyt Jaakko Taskinen tutki tietotyön kipupisteitä ja totesi, että suurimmaksi ongelmaksi koettiin nimenomaan kokouksiin kuluva aika. Tietotyöläisen kalenterin täyttävät kokoukset, joista monet koetaan turhiksi. Päivistä muodostuu sirpaleisia, minkä vuoksi omaa työtä on vaikea tehdä hyvin.  Monet kokoukset voisi jättää pitämättä, jos viestinnän siirtää sosiaaliseen intranettiin.

Tietotyön kipupisteet

Kolmas asia, joka syö tietotyöläisen kallisarvoista aikaa, on tiedon etsiminen. Monesti oman organisaation sisällä olisi joku, joka osaisi auttaa ongelmassa tai jopa valmis ohje, jossa on kuvattu ratkaisu pulmaan. Ongelma on, miten löytää tämä henkilö tai dokumentti. Koska tiedon olemassaolosta ei ole varmuutta, usein päädytään tekemään sama asia taas kerran uudestaan. Ei ehkä tehokkain mahdollinen työtapa?

Kaikki edellä kuvatut ongelmat liittyvät perimmiltään tiedon kulkuun ja oikein toteutettu sosiaalinen intranet voi korjata niitä merkittävästi.

Sosiaalinen intranet 2.0 – tieto kulkee

Nykyään viestintään ja yhteistyöhön on paljon sähköpostia parempia välineitä: pikaviestimet, blogit, wikit, sähköiset ryhmätyötilat, reaaliaikainen & kollaboratiivinen dokumenttien työstö, videoneuvottelut, median ja tiedostojen jako, jaetut kalenterit jne. Sosiaalisen median välineillä voidaan pitkälti korvata sähköposti, jonka käyttö kannattaa minimoida yksityiseen kahdenkeskiseen yhteydenpitoon. Kaikki ylläoleva voidaan paketoida yhteen helppokäyttöiseen portaaliin, kuten sosiaalinen intranet 2.0 -ratkaisussa.

Tiimityössä alkaa olla järkeä!
Sosiaalisessa intranetissä viesti kulkee nopeasti perille. Älypuhelimeen saatavien notifikaatioiden (vrt. Facebook, Twitter) ansiosta vastaanottaja on tietoinen itselleen tärkeistä keskusteluista. Notifikaatioon ei tarvitse reagoida sillä sekunnilla (kuten esim. puheluun), vaan vastaanottaja voi osallistua silloin kun se hänelle sopii. Tämähän on tekstiviestienkin suosion salaisuus. On kohteliasta antaa vastaanottajan päättää ajankohta.

Sosiaalisessa intranetissä tiimityössä alkaa ylipäätään olla järkeä. Projektikohtaisia yhteistyötiloja voi perustaa nopeasti ja niissä on voi keskustella monimutkaisistakin asioista ilman että tulee olo, että kasvokkain asiat etenisivät paremmin. Yksi voi osallistua tapaamiseen kotoaan tablettia käyttäen, toinen älypuhelimella lentokentältä, kolmas työpisteestään – reaaliajassa tai liukuvassa ajassa (”vastaan heti kun ehdin”). Tuloksena on, että asiat etenevät sutjakkaasti ja hässäkkä vähenee. Vähitellen ihmisistä ehkä alkaa tuntua normaalilta, että kaikkien ei tarvitse aina kokoontua samaan tilaan samalla kellonlyömällä, jotta kommunikoinnissa olisi mieltä.

Sosiaalinen intranet ja oppiva organisaatio

Sosiaalisen intranetin ytimessä on jakaminen (linkit, vinkit) ja sen ruokkima yhteisöllinen ideointi. Yhä suurempi osa työstä tehdään asiantuntijoiden tiimeissä ja verkostoissa, joissa tiedon jakaminen ja toisilta oppiminen on tärkein innovaatioiden lähde. Koko internetin voima perustuu jakamiseen – siihen, että joku on nähnyt vaivan ja vaikkapa kirjoittanut blogiartikkelin tai tehnyt YouTube-tutoriaalin, mistä tuhannet muut voivat oppia. Työyhteisössä tapahtuva jakaminen voi olla vielä hedelmällisempää, sillä ihmiset jakavat yhteisiä tavoitteita ja tuntevat toistensa tehtäviä ja tarpeita.

Sosiaalinen intranet onkin mitä parhain kasvualusta innovatiiviselle, oppivalle organisaatiolle. Osaamisen jatkuva kasvu puolestaan on nykyisin yrityksen menestyksen edellytys – markkinoilla parhaiten pärjäävät ne, jotka ovat askelen edellä muita.

Avoin, jakamiseen perustuva toimintakulttuuri

Sosiaalinen teknologia sinänsä ei ratkaise kaikkia tiedonkulun ongelmia, vaan kyse on yhtä lailla uudesta avoimemmasta jakamiseen perustuvasta toimintakulttuurista. Väline kuitenkin muuttaa olennaisesti toimintaa, ihan kuten sosiaalinen media (ns. internetin 2.0 -vaihe) on mahdollistanut nykyisen jakamisen kulttuurin. Palaan tässä aikaisempaan esimerkkiini sähköpostista.

Sähköpostissa tieto jumiutuu helposti inboxin sisään, eikä se tule aina kaikkien sitä tarvitsevien tietoon. Syntyy tiedonkulun pullonkauloja, kun joku henkilö ei ehdi/muista välittämään tärkeää tietoa eteenpäin. Toisinaan tietoa myös pidetään tarkoituksellisesti itsellä (esim. kerrotaan vain jos joku erityisesti kysyy), koska se lisää vallan tunnetta.  Tai sitten sitä jaellaan vain pienen piirin kesken. Sähköposti välineenä ruokkii tiedon panttaamisen, salailun ja organisaation siiloutumisen kulttuuria.

Aina pääsy tiedon äärelle: ”Organisaation muisti”

Entä jos sähköposteihin suljetut asiat olisivatkin avoimesti kaikkien silmien edessä? Työprosessit dokumentoituisivat tapahtumavirtoina projektikohtaisiin tiimityötiloihin, joita seuraamalla saisi nopeasti käsityksen kunkin projektin tilanteesta. Tapahtumavirroista muodostuisi vuosien saatossa ”organisaation muisti”, kaiken sen osaamisen ja tiedon pankki, johon voidaan palata aina tarvittaessa. Ihannetilanteessa eri projekteihin liittyvä tieto ja osaaminen jäisi organisaation haltuun senkin jälkeen, kun osaaja vaihtaa työpaikkaa.

Kaikilla työntekijöillä olisi älykkäiden hakutoimintojen avulla nopea pääsy tiedon äärelle. Sosiaalisessa intranetissä tieto liittyy ihmisiin (profiilit) ja projekteihin (ryhmätyötilat). Koska tiedon äärelle pääsee montaa reittiä, se löytyy paremmin. Tarvittaessa koko organisaatio voi nähdä keskustelut ja oppia niistä.

Parempi tiedonkulku – vähemmän kokouksia

Tieto kulkee sosiaalisessa intranetissä, jolloin omaan työhön voi keskittyä paremmin ja saa muilta apua sillä hetkellä kun sitä tarvitsee. Työkaverit pysyvät paremmin perillä siitä, mitä teet, ja heillä on harvemmin tarve keskeyttää työtäsi ja esittää samoja toistuvia kysymyksiä.

Tieto on jo tasattu – keskitytään päätöksentekoon
Kokousten pitämisen tarve vähenee, kun tieto leviää sosiaalisen intranetin kautta. Kasvokkaisissa tapaamisissa voidaan keskittyä tiedon tasaamisen sijaan päätöksentekoon, ideointiin ja työpajoihin. Kokoontuminen vuotuisille kehityspäiville on hedelmällisempää, kun ajatuksia on jaettu pitkin vuotta verkossa. Yhteinen visio ja tietoisuus yrityksen strategiasta on jo olemassa ja paukut voidaan laittaa tärkeiden päätösten tekoon.

Kehotan lukemaan aiheesta Tuija Aallon ”Unelmien intranet” -artikkelin, jossa on mainioita ajatuksia sekä teknologiasta että toimintakulttuurista. Tämän suuntaiset ajatukset ovat myös olleet yhtenä innoittajanani sosiaalinen intranet 2.0 -konseptin suunnittelussa.

Mitä vielä?

Sosiaalisen intranetin käyttöönottoon liittyy paljon asioita, joista tässä ehdin käsitellä vasta murto-osaa. Kevään aikana kirjoittelen lisää aiheesta, pysy kuulolla! Tämä sähköpostia soimaava kirjoitus päättyy kuinkas muuten, kuin kehoitukseen liittyä sähköpostilistalle ;-) (voit toki myös tilata blogin RSS-syötteen, jos haluat).

 

 

1 Comment

  1. Timo Paasikunnas 9 kuukautta ago

    Koukouksiin kuluva aika on todellakin monella työpaikalla tuttua, ilmaisu: Tämänkin asian tiimoilta meidän on ehdittävä istua alas…” Ja jälleen paikalla on kokoukseen valmistautumattomia ihimisiä ja yli tunnin tapaamisella saadaan aikaiseksi, päivämäärä seuraavalle kokoukselle.
    Olisiko sen yhteisen alas istumisen voinut hoitaa muulla, nopealla tavalla jolloin oikeaan tapaamiseen kaikilla olisi ollut aikaa valmistautua? Minäkin uskon siihen.

    Ja kyllä, minäkin liityin sähköpostilistalle!

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

*

Voit käyttää näitä HTML-tageja ja attribuutteja: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>