Olisin enemmän kuin tyytyväinen, jos muistiinpanoni olisivat siinä digitaalisessa muodossa, jolla niitä nykyisin teen. Nykyisin en pänttää (tosielämässä ei ole tenttejä) vaan luen artikkelit vain kerran ja olen ottanut tavaksi tehdä samantien digitaaliset muistiinpanot pilvityökaluilla (Diigo / Evernote). Käytän Diigoa kaikkiin web -muistiinpanoihin ja Evernotea kaikkiin muihin muistiinpanoihin.
Vaikka kaikki pilvessä oleva tieto ei olisi selvänä muistissani, se on hallinnassani: tarvitessani pystyn etsimään sen nopeasti käsiini ja soveltamaan sitä kulloinkin käsillä olevassa tilanteessa. Kokemukseni on, että fyysinen muistini on Diigon ja Evernoten ansiosta ikäänkuin laajentunut pääni ulkopuolelle, digitaaliseksi muistiksi.Mitä enemmän tähän työtapaan tottuu, sitä saumattomammaksi yhteys fyysisen ja digitaalisen muistin välillä muuttuu. Ei ole niin väliä, missä tieto sijaitsee, kunhan se on nopeasti käytettävissä.
Tässä mielessä allekirjoitan edellisessä artikkelissani esittelemäni professori Mitran väitteen, että nykyisin olennaisempaa on saada tieto käytettäväksi eri tilanteissa kuin säilöä sitä pään sisään.
Henkilökohtainen digitaalisen tiedon pankki
On täysin eri asia hakea tietoa netistä yleensä kuin hakea sitä omasta henkilökohtaisesta tietopankistaan (ks. myös ”oma tila”). Henkilökohtaiset digimuistiinpanot ovat relevantteja omien tavoitteiden kannalta ja ne on järjestetty oman ajattelun lähtökohdista. Siksi ne ovat erityisen merkityksellisiä tekijälle itselleen. Google taas ei ymmärrä merkityksenantoa ja siksi relevantin tiedon hakemiseen netistä voi kulua paljon aikaa.Mitä enemmän kiinnittää huomiota tietopankkinsa järjestämiseen (avainsanoitus!), sitä helpommaksi tekee työnsä myöhemmin, kun haluaa palata muistiinpanoihin. Muutama osuva avainsana, alleviivaus ja lyhyt linkin kuvaus antavat hakutoiminnoille sopivasti tarttumapintaa. Kannattaa jo muistiinpanovaiheessa ennakoida tiedon myöhempää löytämistä (muutoinhan työssä ei ole oikein pointtia!). Kun näkee alussa vähän vaivaa, siitä on myöhemmin suuri hyöty.
Tavoitteena tulisi olla tietomassan saaminen hyötykäyttöön, ei pelkästään sen dokumentoiminen (ajanhukkaa!). Muistiinpanojen tekeminen välittömästi lukuhetkellä voi vaatia alussa itsekuria, mutta sen saa kyllä nopeasti rutinoitua. Motivaatio kasvaa, kun huomaa työntekonsa tehostuvan ja ajan säästyvän pitkällä tähtäimellä.
Seulo tietotulvasta olennainen
Henkilökohtainen tietopankki auttaa toimimaan tietotulvan keskellä. Siihen suodattuu ja tiivistyy olennainen. Esimerkiksi Diigossa näkee kätevästi yhdellä silmäyksellä useista lähteistä tekemänsä muistiinpanot (alleviivaukset, muistilaput), jolloin keskustelun pääpointeista saa kokonaiskuvan nopeasti. Diigon avulla on helpompi nähdä laajempia kokonaisuuksia (ks. kuvakaappaus) ja hallita suuria tietomassoja.http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=IzM-4NzfJPI
Muista kaikki – milloin vain, missä vain.
Kun muistiinpanot tekee pilveen (Evernote, Diigo, Google Drive…), ne ovat käytössä milloin vain, missä vain ja miltä tahansa laitteelta. Älypuhelin tai tabletti on aina käsillä ja heti käyttövalmis. Tässä asiassa on kaikki kaikessa, että työnkulku on mahdollisimman saumaton. Ihminen on laiska ja muistiinpanot jäävät tekemättä, jos se on liian vaivalloista. Ajatus digitaalisesta muistinjatkeesta konkretisoituu parhaiten laitteella, joka on kuin ”ruumiin jatke”.Varsinkin nykyisen informaatiotulvan keskellä yhden ajatuksen korvaa nopeasti jokin toinen ärsyke. Ja kun vihdoin istuu taas koneen ääreen, mieli menee täydelliseen jumiin, eikä synny riviäkään käyttökelpoista tekstiä. Tuttua?
Tehtyään pilvimuistiinpanoja jonkin aikaa huomaa, että menneeseen ei ole paluuta. Muutos on järisyttävä. Oma työntekoni ja oppimiseni on tehostunut dramaattisesti. Ihmettelen välillä, miten olen pystynyt elämään ilman näitä arkisia työkalujani :). Millaisia kokemuksia sinulla on pilvityökalujen käytöstä?
Ps. Jos haluat oppia konkreettisella hands-on kurssilla, miten rakentaa oma digitaalisen tiedon hallinnan workflow tiedonhankinnasta sen muistiinpanemiseen ja jakamiseen tiimisi kanssa, tervetuloa työ 2.0 -kursseilleni! Voit myös ladata aiheeseen liittyen ilmaisen eKirjani ”Tiedonhaku 2.0”